Truyền thông là một trong những công cụ quan trọng để doanh nghiệp làm quen, tiếp cận và giữ mối quan hệ tốt với khách hàng. Một doanh nghiệp làm truyền thông tốt sẽ khiến khách hàng vui vẻ và muốn gắn bó với mình lâu dài hơn. Truyền thông nội bộ cũng vậy, khi gắn kết những nhân viên trong công ty một cách hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp đoàn kết và bền vững từ chính cốt lõi bên trong.
Mục lục
Khái niệm truyền thông nội bộ
Nếu như nói doanh nghiệp là một cơ thể, thì truyền thông nội bộ giống như một mạch máu. Truyền thông nội bộ về bản chất chính là việc doanh nghiệp đưa các nội dung và thông điệp cần thiết đến các đối tượng nhân viên vào đúng thời điểm, mà ở đây nội dung chính là các tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi; với mục tiêu định hình, thắt chặt và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp.
Với định nghĩa này, có thể thấy một bộ phận cốt yếu của truyền thông nội bộ chính là nội dung mà doanh nghiệp chia sẻ. Kênh truyền thông nội bộ là “điểm chạm” giữa doanh nghiệp với đội ngũ nhân viên, và phải phục vụ cho việc chia sẻ các thông tin hướng về văn hóa doanh nghiệp. Điều này để định hình rõ mục đích chính của một kênh truyền thông nội bộ, thay vì cố gắng lẫn lộn nó với các hoạt động khác trong doanh nghiệp như lên kế hoạch công việc, trao đổi thông tin, quản lý nhân viên,…
Kênh truyền thông nội bộ là “điểm chạm” giữa doanh nghiệp với đội ngũ nhân viên, và phải phục vụ cho việc chia sẻ các thông tin hướng về văn hóa doanh nghiệp.
Vai trò truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp
Củng cố tầm nhìn cho nhân viên và các giá trị, văn hóa doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ giữ vai trò củng cố tầm nhìn cùng các giá trị, văn hóa của doanh nghiệp cho nhân viên, để nhân viên hiểu được và có thể truyền tải nó ở ngay trong nội bộ cũng như bên ngoài.
Truyền thông nội bộ thường bám sát những hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và triển khai trên các kênh thông tin để nhân viên nắm được tình hình nơi làm việc của mình, đồng thời cũng kết nối thông tin giữa nhân viên và các cán bộ quản lý.
Có thể bạn quan tâm:
- Tìm hiểu về thị phần – Market share là gì?
- Tổng hợp các cách tiếp cận khách hàng tiềm năng 2022
- Làm sao để có thể tăng like Fanpage hiệu quả?
Thông tin đa chiều, minh bạch và rõ ràng
Thông qua các hoạt động truyền thông nội bộ, mọi thông tin đều được trao đổi minh bạch, rõ ràng, đầy đủ, giúp các nhân viên nắm rõ mục tiêu và nhiệm vụ của mình.
Đồng thời, hoạt động này còn giúp thông tin nội bộ trong doanh nghiệp thống nhất hơn, các phòng ban phối hợp nhịp nhàng trong công việc, hạn chế tối đa các mâu thuẫn nội bộ.
Ngoài ra, đây cũng là cơ hội để lan tỏa thông tin, gắn kết các bộ phận, thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực, tốt đẹp.
Củng cố tinh thần đoàn kết trong tập thể
Tính đoàn kết luôn là yếu tố quan trọng trong một tập thể, yếu tố này góp phần tạo nên sức mạnh doanh nghiệp. Hoạt động truyền thông nội bộ sẽ tạo ra sợi dây gắn kết các nhân viên, phòng ban với nhau, để mọi người cùng nhận thức được mục tiêu chung.
Tinh thần đoàn kết còn tạo ra sự thấu hiểu và chia sẻ lẫn nhau, giúp mọi người biết hỗ trợ và cùng nhau đi lên.
Thu hút và giữ chân nhân viên
Thực hiện tốt hoạt động truyền thông nội bộ sẽ khiến các thành viên yêu thích môi trường làm việc của mình hơn, họ cảm thấy được tôn trọng và quan tâm đến. Do đó sẽ chủ động làm việc nhiệt huyết, tích cực và gắn bó lâu dài với công ty, thậm chí giới thiệu bạn bè, người thân cùng vào làm.
Ngoài ra, một môi trường làm việc được chính các nhân viên đánh giá tốt sẽ là điểm cộng cho doanh nghiệp thu hút nhân tài.
Phương tiện của truyền thông nội bộ
- Các phương tiện in ấn (báo chí nội bộ: các bản tin, sách về tổ chức, thư từ, các bài phát biểu…) và file và tài liệu đính kèm
- Các bảng thông báo vì đây vẫn là phương tiện truyền thông được các doanh nghiệp sử dụng nhiều và có hiệu quả nhất
- Mạng lưới internet nội bộ doanh nghiệp
- Các dữ liệu về tổ chức như phim, video, ảnh, phóng sự, các giấy tờ, báo chí,…
- Đài phát thanh nội bộ
- Các cuộc họp giao ban nội bộ và các hội thảo đào tạo
- Áp phích, bannner, biển quảng cáo nội bộ tại công ty
- Sử dụng mạng xã hội thông qua Website, Fanpage, Group nội bộ,…để truyền thông
Nội dung của truyền thông nội bộ
- Tổ chức bộ máy quản lý và đào tạo nhân sự của công ty
- Truyền thống, văn hóa doanh nghiệp và các thành tựu đạt được
- Chiến lược hoạt động và nhiệm vụ trong từng thời kỳ
- Tuyên dương khen thưởng các tấm gương người tốt việc tốt
- Lên kế hoạch tổ chức các hội nghị và thảo luận khoa học
- Tổn chức các hoạt động sự kiện, văn hóa, thể thao, kỉ niệm của doanh nghiệp
- Tổ chức, tham gia các chương trình tài trợ, từ thiện
- Điều chỉnh, sửa đổi và bổ sung các văn bản pháp luật mới
Quy trình xây dựng truyền thông nội bộ chuẩn nhất 2022
Theo các tài liệu tại news.acheckin.vn và getdrive.net, cách xây dựng truyền thông nội bộ cùng những ứng dụng cụ thể tại Việt Nam được phân tích chi tiết theo 6 bước như bên dưới:
6 bước xây dựng kế hoạch truyền thông trong nội bộ hiệu quả
Bước 1: Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp
“Biết mình biết ta, trăm trận trăm thắng” (Tôn Tử). Quả thật không sai, việc bạn hiểu được người khác là thông minh nhưng hiểu được chính mình mới thật sự khôn ngoan. Và khi đó, bạn mới có thể vươn lên làm chủ được mình, chạm tới thành công. Trong doanh nghiệp cũng vậy, một bản đánh giá thực trạng chi tiết về tổ chức sẽ là cơ sở để bạn xây dựng mục tiêu và chiến lược tiếp theo. Dù doanh nghiệp chưa từng thực hiện hoạt động truyền thông nào cụ thể thì bạn cũng cần đánh giá, nhìn nhận các vấn đề đang xảy ra trong doanh nghiệp.
- Đánh giá tình hình kinh doanh, nhân sự, những dự báo thay đổi,… của doanh nghiệp
- Doanh nghiệp đã và đang triển khai các hoạt động truyền thông nội nào?
- Hiệu quả của hoạt động truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp hiện tại như thế nào?
Bước 2: Xác định đối tượng
Nếu đã nhận thấy rõ những gì doanh nghiệp đang thiếu sót và các lỗ hổng cần khắc phục, bạn nên xác định đối tượng mình sẽ hướng đến. Việc biết được doanh nghiệp cần đưa thông tin gì, tới những ai là vô cùng quan trọng. Đa phần việc truyền thông được tiến hành ở quy mô phổ rộng trong nội bộ. Tuy nhiên, trong một vài thời điểm then chốt như thay đổi nhân sự, bạn cần đặc biệt quan tâm đến các đối tượng chịu ảnh hưởng thay đổi.
- Tại doanh nghiệp, những ai cần biết thông tin? Họ cần biết thông tin gì?
- Ai có mối liên hệ mật thiết với nhân sự trong doanh nghiệp?
- Một người có đủ để kết nối toàn bộ nhân viên lại hay không?
Bước 3: Xây dựng mục tiêu và thông điệp cụ thể
Việc xác định mục tiêu, thông điệp của doanh nghiệp chính là yếu tố cốt lõi nhất của bản kế hoạch truyền thông. Để đạt hiệu quả ở bước này, bạn nên sử dụng các tiêu chí trong nguyên tắc SMART.
- Mục tiêu (đặc biệt về nhân sự) của doanh nghiệp là gì?
- Để đạt được mục tiêu này, nhân viên cần hiểu những gì? Nhân viên cần hành động gì?
- Thông điệp của truyền thông nội bộ sẽ là thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải kết hợp cùng nhu cầu thông tin của nhân viên.
Bước 4: Xác định chiến lược
Chiến lược được xem là phương pháp, cách tiếp cận mà bạn cần sử dụng để đạt được mục tiêu của mình. Bạn tránh để xảy ra nhầm lẫn giữa chiến lược và kế hoạch hành động. Ở đây, bạn cần làm rõ các yếu tố sau:
- Các hình thức công nhận nhân viên
- Lộ trình thăng tiến cho nhân viên
- Minh bạch thông tin giữa ban lãnh đạo và nhân viên
- Mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp
Bước 5: Xác định và lên kế hoạch hành động
Ở bước này, bạn sẽ chuyển hóa những chiến lược bằng những việc làm cụ thể mà bạn sẽ triển khai để đưa phương pháp đó vào thực tế. Bạn có thể đi tìm câu trả lời cho những vấn đề sau:
- Những hoạt động nào sẽ phục vụ cho chiến lược của bạn?
- Hoạt động này nên triển khai vào thời điểm nào?
- Ai là người chịu trách nhiệm triển khai hoạt động này?
Bước 6: Đo lường hiệu quả
Đo lường chính là cách hiệu quả nhất để biết bạn có đang đạt được mục tiêu đề ra hay không? Từ đó, bạn sẽ có những phương án điều chỉnh, thay đổi hợp lý. Bạn có thể quan tâm đến các tiêu chí sau để đo lường:
- Mức độ tương tác của nhân viên đối với công ty
- Sự thay đổi trong suy nghĩ/ hành vi của nhân viên sau mỗi thông tin?
- Các chỉ số về tỷ lệ giữ chân nhân viên, mức độ hài lòng trong công việc,…
Lời kết
Trên đây là những chia sẻ về khái niệm truyền thông nội bộ cũng như các cách để có thể truyền thông nội bộ thành công. Mỗi doanh nghiệp sẽ có một câu chuyện riêng của mình và cần sử dụng linh hoạt truyền thông nội bộ cho mỗi trường hợp. Doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ thế mạnh công ty cũng như đặc điểm của nội bộ để có chiến lược truyền thông nội bộ đúng đắn và hợp lý nhất.
Tổng kết : Tiên Kiều
Nguồn: marketingai.vn, linkpower.vn, 123job.vn, wiki.tino.org